A folha de pagamento, popularmente conhecida como contracheque, é indubitavelmente um dos pontos que requerem mais atenção no aspecto financeiro ao gerenciar uma empresa. Trata-se de um documento legal de ampla funcionalidade, além de geralmente ser o registro de um dos maiores gastos da organização: a remuneração de funcionários.
Assim, é compreensível todo o cuidado reservado ao entendimento desse recurso, como quais são suas diversas funções, quais dados estão inseridos no documento e como geri-lo adequadamente. Pensando nisso, preparamos este miniguia para esclarecer suas dúvidas sobre esse documento fundamental para o
equilíbrio financeiro de qualquer empresa. Prossiga a leitura e confira!
O que é folha de pagamento?
Basicamente, a folha de pagamento é um documento em que são listadas as remunerações pagas a cada colaborador, assim como outras informações sobre a relação empregatícia entre funcionário e empresa. Ela é obrigatória segundo a Lei 8.212/91 da CLP (Consolidação da Legislação Previdenciária) e a Lei 5.452/43 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Portanto, tem validade fiscal e retrata a trajetória profissional do funcionário na organização. De acordo com a lei, o pagamento das remunerações aos colaboradores pode ser realizado até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado. Entretanto, a contabilização da folha de pagamento deve ser realizada no próprio mês em que ocorre a prestação de serviço na empresa.
Quais são suas funções?
Obviamente, a folha de pagamento registra informações cadastrais e, principalmente, os valores pagos de todos os funcionários da empresa. Logo, permite a conferência de dados como salário bruto, outros proventos, descontos, etc. Assim, para qualquer acompanhamento das informações trabalhistas, a folha de pagamento serve como uma fonte crucial de apuramento.
Além disso, por trazer importantes dados reconhecidos sobre o vínculo empregatício, ela tem outras funções. Afinal, é um documento em que são detalhados todos os tributos relacionados ao aspecto trabalhista da empresa que pode ser consultado legalmente. Dessa forma, pode-se dizer que esse documento exerce tanto uma função operacional quanto contábil ou fiscal.
Como funciona a folha de pagamento?
A folha de pagamento traz dados sobre o empregador e sobre o empregado. Em relação ao primeiro, não há grandes detalhamentos, pois trata-se apenas de uma questão cadastral. Já no que diz respeito ao segundo, há uma rica descrição de seu vínculo com a empresa, contendo:
- nome completo;
- cargo ou função;
- data de admissão;
- salário e demais proventos e descontos;
- quantidade de dependentes no Imposto de Renda;
- controle de frequência;
- forma e prazo de pagamento.
Ademais, também estão discriminados no documento os proventos específicos, como salário, comissões, horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade, etc. Sobre os descontos, são detalhados os valores referentes ao INSS sobre a remuneração, vale-transporte, adiantamento salarial, IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e outros.
Quem é responsável pela folha de pagamento?
De uma forma geral, a responsabilidade de contabilizar e confeccionar a folha de pagamento é do departamento pessoal ou do RH da empresa, uma vez que é necessário ter conhecimentos específicos para realizar seu cálculo. Como muitas vezes esses setores têm uma demanda intensa, uma solução muito adotada é
fazer uso da tecnologia para automatizar processos.
Por que fazer a gestão da folha de pagamento?
Como vimos, a folha de pagamento representa muito mais do que um recibo do salário, tanto para a empresa quanto para o empregado. Apesar de suas várias atribuições e importância para a saúde financeira e de RH, ainda existe muita perda pelas empresas ao negligenciar a organização do documento.
Principalmente após a
implantação do eSocial, a urgência de abordar apropriadamente a folha de pagamento se tornou ainda mais evidente, já que esse é um elemento sensível ao novo método de enviar os dados da empresa ao Governo. É fundamental ressaltar que erros nesse documento podem trazer complicações como multas e ações trabalhistas para a empresa.
Quais as vantagens da automatização?
A automatização da confecção da folha de pagamento elimina erros provenientes de falha humana. Ademais, agiliza o procedimento e economiza recursos dos departamentos de contabilidade, pessoal e RH. É possível automatizar processos como o controle da jornada de trabalho, a administração dos encargos e a emissão de holerite.
Assim, são facilitados o monitoramento e o controle de dados e informações sobre os colaboradores. Além disso, é possível emitir relatórios em que são fornecidos dados estatísticos sobre os pagamentos da empresa. Eles podem servir de base para uma visualização da figura geral dos empregados. Dessa forma, é possível diagnosticar e solucionar problemas.
Diante disso, uma solução ainda mais eficiente é a procura por empresas especialistas nesse tipo de serviço. Independentemente do tamanho do empreendimento, ao
buscar consultoria ou
terceirização de alguns procedimentos, existe um ganho imenso de tempo e recursos para outras questões cotidianas e estratégicas.
Como auxiliar na elaboração da folha de pagamento?
Existem algumas formas de facilitar a contabilização e a confecção da folha de pagamento. Ainda que sua empresa opte pela automatização ou terceirização do procedimento, certos processos devem receber atenção diária. Vamos a algumas dicas:
- monitore atentamente os horários de saída e entrada dos funcionários e registre adequadamente;
- padronize os cargos e salários da empresa;
- adote transparência em relação a todos os benefícios e descontos aplicados em cada caso;
- faça um escaneamento periódico em cada etapa de sua elaboração e busque identificar erros e falhas.
Para muitos empregados, a folha de pagamento é apenas um contracheque em que é discriminado quanto a pessoa ganha na empresa. Ainda que o colaborador tenha conhecimento sobre algumas de suas utilidades, é possível que jamais precise se preocupar com outros aspectos além da simples conferência.
Já para a empresa, é imprescindível que não haja negligência com um dos documentos mais importantes em todo o aspecto financeiro e de RH. Por isso, é necessário estar atento a todas as particularidades da folha de pagamento para não correr nenhum
risco fiscal desnecessário. Além disso, você viu que a automatização é bem-vinda para agilizar os processos e reduzir erros.
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