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Nota Fiscal Eletrônica: como começar a emissão?

A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, foi criada para substituir o modelo tradicional tipo 1 e 1-A, com a finalidade de modernizar o procedimento, reduzir os custos e aumentar o controle dos processos fiscais. Com um sistema de implementação gradativo, a emissão se tornou obrigatória para diversas empresas do Brasil.

Por ser um projeto relativamente novo, o procedimento para iniciar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica pode gerar dúvidas. A seguir, vamos sanar alguns desses questionamentos.

Obtenção de Certificado Digital

Pelo fato de a Nota Fiscal Eletrônica ser um arquivo digital, é necessário que ela seja assinada eletronicamente para ser considerada válida pela Secretaria da Fazenda. A assinatura digital garante veracidade, legitimidade e autoria do arquivo, comprovando que foi a empresa que realizou o envio da NF-e para o portal.

É por meio do Certificado Digital que o sistema conseguirá assinar eletronicamente o arquivo dessa Nota Fiscal. Esse Certificado pode ser obtido por meio de uma certificadora habilitada pela Receita Federal.

Realização do credenciamento

Para que uma empresa possa iniciar o processo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é preciso fazer um cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conseguir a autorização desse órgão. Isso pode ser realizado no site da SEFAZ do seu Estado, que contém todas as informações necessárias para o cadastro.

Por meio desse cadastro, o contribuinte obtém um nome de usuário e uma senha para ter acesso ao ambiente de homologação e realizar o teste do seu software de emissão de NF-e, para verificar se está em conformidade com as regras da Secretaria da Fazenda.

Sempre vale ressaltar que, em caso de dúvidas, considere contar com a ajuda de um profissional contábil que seja qualificado para esse tipo de atividade.

Instalação do módulo NF-e no sistema gestor

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica em conformidade com o modelo definido pela Receita Federal, é preciso utilizar um software específico para esse fim.

Geralmente, as Secretarias da Fazenda estaduais disponibilizam programas emissores de NF-e gratuitos em seus sites, mas esses apontam várias falhas e isso pode prejudicar todo o trabalho, gerando, por exemplo, perdas de dados – devido às plataformas não serem interligadas.

Existem vários programas disponíveis no mercado para desempenhar essa função e, na hora de decidir qual escolher, o importante é averiguar se o emissor está configurado corretamente, se tem funcionalidades que simplifiquem o dia a dia do profissional responsável por emitir as notas fiscais e se está adequado à necessidade da empresa.

Administradora emitindo uma nota fiscal eletrônica

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Veja a seguir o processo completo de emissão da NF-e:

  •  geração de arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial pela empresa emissora da nota;
  • envio à Secretaria de Fazenda estadual por meio da internet;
  • autenticação da operação pela Secretaria de Fazenda estadual;
  • fornecimento da “Autorização de Uso” pela Secretaria da Fazenda estadual;
  • geração e impressão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que precisa ser encaminhado junto em caso de transporte de mercadoria;
  • disponibilização da consulta da NF-e no site da Secretaria da Fazenda e transmissão do documento à Receita Federal;
  • emissão dos relatórios fiscais pelos lojistas no momento do fechamento de caixa;
  • armazenamento do arquivo digital da NF-e pelo emitente pelo prazo mínimo de cinco anos.

Vantagens em emitir a NF-e

  • diminuição dos gastos com impressão de documento fiscal;
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
  • redução de erros devido à exclusão de digitação manual de notas fiscais;
  • incentivo ao uso de inovações tecnológicas no comércio;
  • uniformização dos relacionamentos eletrônicos entre as empresas;
  • simplificação da escrituração fiscal e contábil;
  • aumento da confiabilidade da nota fiscal;
  • redução da sonegação fiscal;
  • entre outros.

Agora que você já sabe como iniciar o processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, fique atento ao realizar os procedimentos aqui mostrados e, em caso de dúvidas, busque ajuda de um profissional capacitado. Assim, você ficará longe de cometer qualquer tipo de erro.

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