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Entenda a importância da folha de pagamento para a sua empresa

A folha de pagamento, popularmente conhecida como contracheque, é indubitavelmente um dos pontos que requerem mais atenção no aspecto financeiro ao gerenciar uma empresa. Trata-se de um documento legal de ampla funcionalidade, além de geralmente ser o registro de um dos maiores gastos da organização: a remuneração de funcionários.

Assim, é compreensível todo o cuidado reservado ao entendimento desse recurso, como quais são suas diversas funções, quais dados estão inseridos no documento e como geri-lo adequadamente. Pensando nisso, preparamos este miniguia para esclarecer suas dúvidas sobre esse documento fundamental para o equilíbrio financeiro de qualquer empresa. Prossiga a leitura e confira!

O que é folha de pagamento?

Basicamente, a folha de pagamento é um documento em que são listadas as remunerações pagas a cada colaborador, assim como outras informações sobre a relação empregatícia entre funcionário e empresa. Ela é obrigatória segundo a Lei 8.212/91 da CLP (Consolidação da Legislação Previdenciária) e a Lei 5.452/43 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Portanto, tem validade fiscal e retrata a trajetória profissional do funcionário na organização. De acordo com a lei, o pagamento das remunerações aos colaboradores pode ser realizado até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado. Entretanto, a contabilização da folha de pagamento deve ser realizada no próprio mês em que ocorre a prestação de serviço na empresa.

Quais são suas funções?

Obviamente, a folha de pagamento registra informações cadastrais e, principalmente, os valores pagos de todos os funcionários da empresa. Logo, permite a conferência de dados como salário bruto, outros proventos, descontos, etc. Assim, para qualquer acompanhamento das informações trabalhistas, a folha de pagamento serve como uma fonte crucial de apuramento.

Além disso, por trazer importantes dados reconhecidos sobre o vínculo empregatício, ela tem outras funções. Afinal, é um documento em que são detalhados todos os tributos relacionados ao aspecto trabalhista da empresa que pode ser consultado legalmente. Dessa forma, pode-se dizer que esse documento exerce tanto uma função operacional quanto contábil ou fiscal.

mão feminina digita no teclado de um notebook fazendo contas sobre folha de pagamento

Como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento traz dados sobre o empregador e sobre o empregado. Em relação ao primeiro, não há grandes detalhamentos, pois trata-se apenas de uma questão cadastral. Já no que diz respeito ao segundo, há uma rica descrição de seu vínculo com a empresa, contendo:

  • nome completo;
  • cargo ou função;
  • data de admissão;
  • salário e demais proventos e descontos;
  • quantidade de dependentes no Imposto de Renda;
  • controle de frequência;
  • forma e prazo de pagamento.

Ademais, também estão discriminados no documento os proventos específicos, como salário, comissões, horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade, etc. Sobre os descontos, são detalhados os valores referentes ao INSS sobre a remuneração, vale-transporte, adiantamento salarial, IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e outros.

Quem é responsável pela folha de pagamento?

De uma forma geral, a responsabilidade de contabilizar e confeccionar a folha de pagamento é do departamento pessoal ou do RH da empresa, uma vez que é necessário ter conhecimentos específicos para realizar seu cálculo. Como muitas vezes esses setores têm uma demanda intensa, uma solução muito adotada é fazer uso da tecnologia para automatizar processos.

Por que fazer a gestão da folha de pagamento?

Como vimos, a folha de pagamento representa muito mais do que um recibo do salário, tanto para a empresa quanto para o empregado. Apesar de suas várias atribuições e importância para a saúde financeira e de RH, ainda existe muita perda pelas empresas ao negligenciar a organização do documento.

Principalmente após a implantação do eSocial, a urgência de abordar apropriadamente a folha de pagamento se tornou ainda mais evidente, já que esse é um elemento sensível ao novo método de enviar os dados da empresa ao Governo. É fundamental ressaltar que erros nesse documento podem trazer complicações como multas e ações trabalhistas para a empresa.

mãos aparecem perto de notebook e planilhas espalhadas pela mesa fazendo contas sobre folha de pagamento

Quais as vantagens da automatização?

A automatização da confecção da folha de pagamento elimina erros provenientes de falha humana. Ademais, agiliza o procedimento e economiza recursos dos departamentos de contabilidade, pessoal e RH. É possível automatizar processos como o controle da jornada de trabalho, a administração dos encargos e a emissão de holerite.

Assim, são facilitados o monitoramento e o controle de dados e informações sobre os colaboradores. Além disso, é possível emitir relatórios em que são fornecidos dados estatísticos sobre os pagamentos da empresa. Eles podem servir de base para uma visualização da figura geral dos empregados. Dessa forma, é possível diagnosticar e solucionar problemas.

Diante disso, uma solução ainda mais eficiente é a procura por empresas especialistas nesse tipo de serviço. Independentemente do tamanho do empreendimento, ao buscar consultoria ou terceirização de alguns procedimentos, existe um ganho imenso de tempo e recursos para outras questões cotidianas e estratégicas.

Como auxiliar na elaboração da folha de pagamento?

Existem algumas formas de facilitar a contabilização e a confecção da folha de pagamento. Ainda que sua empresa opte pela automatização ou terceirização do procedimento, certos processos devem receber atenção diária. Vamos a algumas dicas:

  • monitore atentamente os horários de saída e entrada dos funcionários e registre adequadamente;
  • padronize os cargos e salários da empresa;
  • adote transparência em relação a todos os benefícios e descontos aplicados em cada caso;
  • faça um escaneamento periódico em cada etapa de sua elaboração e busque identificar erros e falhas.

Para muitos empregados, a folha de pagamento é apenas um contracheque em que é discriminado quanto a pessoa ganha na empresa. Ainda que o colaborador tenha conhecimento sobre algumas de suas utilidades, é possível que jamais precise se preocupar com outros aspectos além da simples conferência.

Já para a empresa, é imprescindível que não haja negligência com um dos documentos mais importantes em todo o aspecto financeiro e de RH. Por isso, é necessário estar atento a todas as particularidades da folha de pagamento para não correr nenhum risco fiscal desnecessário. Além disso, você viu que a automatização é bem-vinda para agilizar os processos e reduzir erros.

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