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Conheça 4 dicas de como otimizar processos no RH

A estruturação dos processos internos é um dos fatores mais importantes para o sucesso empresarial. Ela gera clareza para os colaboradores sobre o fluxo de suas funções. Por isso, é primordial que um bom gestor de RH saiba como otimizar processos na sua área.

Para ajudar nessa missão, preparamos para você um conteúdo completo. Nele, você encontrará a definição de otimização de processos, suas principais vantagens e, finalmente, como fazer isso na sua empresa.

O que significa otimizar processos?

Otimizar processos significa melhorar o fluxo de ações de uma empresa, para que seja possível utilizar seus recursos da melhor maneira possível. Para isso, é seguido um procedimento de mapeamento, compreensão, execução, mensuração, quantificação e monitoramento de cada etapa do trabalho.

O resultado é um ganho expressivo em produtividade, agilidade e eficiência nas tarefas cotidianas. Isso desperta um efeito dominó, no qual melhoram:

  •  os fluxos de trabalho;
  •  a satisfação dos colaboradores;
  •  as relações interpessoais;
  •  a cooperação entre as equipes;
  •  os resultados;
  •  a entrega para o cliente;
  •  o faturamento da empresa.Dessa forma, a empresa, seus colaboradores, sócios, investidores, fornecedores e clientes saem ganhando.

Quais as vantagens da otimização?

Redução de custos

moedas empilhadas em ordem crescente com cifrão ao fundo

Esse é um dos primeiros aspectos percebidos na otimização de processos. Mas se engana quem acredita que isso vale apenas para a economia de recursos materiais. Tempo, ferramentas e até o capital humano são poupados. Assim, estar atento para pequenas mudanças no fluxo de trabalho pode influenciar diretamente no uso dos recursos disponíveis.

Aumento da produtividade

O segundo aspecto percebido é o aumento da produtividade. O mapeamento dos processos permite identificar etapas desnecessárias ou mal alocadas, a fim de gerar melhores resultados. Compreender como o trabalho funciona e qual a sua sequência facilita a identificação de falhas e maiores oportunidades de melhoria.

Redução do tempo de execução das tarefas

mão segura relógio para o alto em fundo branco

Consequência das etapas anteriores, a redução do tempo de execução das tarefas é outro benefício percebido. Para quem otimiza processos, é muito mais fácil corrigir erros no processo produtivo. Dessa forma, é possível designar os trabalhadores para as atividades certas, ao invés de perder tempo com algo que não precisaria ser feito.

Como otimizar processos no departamento pessoal?

Para colocar tudo isso em prática, algumas mudanças podem ser implementadas na sua empresa desde já. São elas:

1. Gestão da folha de pagamento

Gerenciar a folha de pagamento exige atenção e cuidado. Em geral, pode se tornar um processo mais demorado do que realmente é necessário. Nesse sentido, vale optar por uma folha de pagamento online, para agilizar e tornar o preenchimento muito mais seguro e prático.

Outra vantagem dessa opção é que ela acaba sendo mais econômica quando comparada aos custos envolvidos com o processo tradicional. E se você quiser tornar essa uma tarefa ainda menos trabalhosa, pode optar por terceirizar a atividade.

2. Comunicação interna

Melhorar a comunicação interna é um meio importante para reduzir conflitos e erros operacionais causados por falta de informação. É indispensável estabelecer um canal de comunicação direto e claro que alcance os colaboradores, como a intranet ou um e-mail corporativo periódico.

Outra ótima opção é implantar um painel de RH, no qual os trabalhadores e gestores possam buscar informações e documentos sem envolver outras pessoas. Ele também serve para justificar faltas e atrasos, solicitar férias e consultar o banco de horas.

3. Banco de currículos

Ter um banco de currículos pode adiantar horas e até dias em um processo de recrutamento. Já pensou na praticidade de ter uma quantidade razoável de currículos à disposição antes mesmo de anunciar uma vaga?

No entanto, não basta ter todas aquelas folhas de papel guardadas em uma gaveta. Invista em um sistema online ou contrate uma empresa responsável por essa etapa do processo. Isso pode ajudar a economizar recursos financeiros e tempo.

4. Ponto eletrônico

Atualmente, o ponto eletrônico já é uma obrigação. Com esse recurso, controlar os horários de entrada e saída dos funcionários ficou muito mais seguro. Dessa forma, fica fácil implementar outras soluções para a equipe, como um banco de horas, por exemplo.

Além de reduzir os custos com o pagamento de horas extras, você ainda poderá fornecer essas horas para que os funcionários possam viajar, participar de eventos ou descansar.

Como você pode perceber, otimizar processos do RH traz muitos benefícios para o seu negócio. Por isso, é fundamental investir em melhorias que auxiliem no desenvolvimento do trabalho por parte dos colaboradores e gestores.

Esperamos que as dicas melhorem a otimização de processos no RH da sua empresa. E se este conteúdo foi útil para você, compartilhe e deixe seu comentário!

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